Reseñas de software

Review: FactuNube

Nos han interesado muchísimo las aplicaciones relacionadas con facturación online, y de hecho en este blog se han analizado recientemente varias de ellas como Billage y OnGest. Si bien la mayoría cubre las expectativas de casi todas las pymes, lo cierto es que nos cuesta encontrar algo que sea completo y al mismo tiempo gratuito.

FactuNube pudiera ser el “eslabón perdido” de las aplicaciones de facturación online gratuitas, de hecho se presenta con herramientas muy completas para gestionar clientes y proveedores, artículos, recibos y facturas, hasta plazos de pago para integrar en nuestros documentos.

Analicemos un poco más a fondo algunas características:

INTERFAZ DE USUARIO
factunube_screenshot_1La gráfica al estilo “ribbon” es limpia e inmediata. El tamaño reducido de los elementos de navegación da mayor espacio a los datos, en lugar de ocupar pantalla con iconos o barras molestas.
La navegación por pestaña es una excelente manera de organizar los datos, para que usuarios poco experimentados no se pierdan (algo común en la mayoría de los CRM). Parece mejor que no haya imagenes flotantes o tickers que distraen: al acceder al escritorio, es realmente imposible perderse.
Además, siempre disponemos de cómodos elementos de navegación a pié de página para movernos libremente por la base de datos.

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FUNCIONES
Encontramos las funciones que esperaríamos en una aplicación de este tipo: gestión de clientes con la posibilidad de establecer hasta dos cuentas bancarias, gestión de proveedores, gestión de lugares de trabajo y almacenes con opciones distintas en cuanto a presupuestos y facturas, alta de artículos con opción a mostrarlos en Internet, gestión de recibos y facturas… Todas las pymes necesitan estas funciones, y en FactuNube las tienen todas.
factunube_screenshot_3No estaría de más permitir la creación de nuevos campos personalizados en ciertas áreas, como la gestión de clientes: en ocasiones, las opciones propuesta pudieran quedarse cortas.
Muy intuitiva la gestión de las entradas de la base de datos, mediante tablas. Aunque a algunos pueda parecer solo para los “más técnicos”, realmente es la mejor forma de ordenar la información y acceder a ella.

SOPORTE TÉCNICO

Si bien no hemos encontrado mucha documentación online (la aplicación realmente no lo necesita), el equipo responsable de este proyecto ha habilitado un foro gratuito para resolver problemas. Actualmente, los temas presentes son muy pocos, pero al aumentar los usuarios seguramente aumentarán las consultas.
Loable la creación de un foro de opiniones: el feedback de los usuarios es imprescindible para mejorar el producto.

Echamos de menos la posibilidad de compartir algunos datos con otros usuarios, como por ejemplo permitir que nuestros clientes accedan al historial de las facturas emitidas a ellos: un entorno más colaborativo marcaría la diferencia con respecto a competidores directos de FactuNube, especialmente los que han adoptado un modelo “freemium”.

Además, el hecho de que toda la información sea online puede representar un pequeño obstáculo para aquellos usuarios que no disponen de tarifa de datos y que necesiten tener sus archivos siempre a mano. Nos falta alguna herramienta para exportar datos o sincronizar con otros dispositivos.

Aún así, FactuNube se presenta como una herramienta completa, versátil y de momento gratuita: esperemos que sus creadores puedan pulir algunos detalles para que sea más competitiva y mantener la gratuidad: tal vez pudiera ser una opción pensar en implementar anuncios para que esta aplicación siga siendo sostenible económicamente en el futuro, aunque se deberá estudiar con atención para no perder la sobriedad de la interfaz sin distracciones.
A pesar de la necesidad de algunas pequeñas mejoras, de momento FactuNube es nuestra opción preferida en cuanto a facturación online gratuita.

Web oficial:
http://factu-nube.com/

5 Stars

Reseñas de software

Review: Billage 1.9

Dentro del mundo de los CRM+ERP tenemos muchas soluciones que pueden adaptarse a todo tipo de empresas. Sin embargo, algunos usuarios se resisten a implementar sistemas de gestión de contactos y ventas debido a la complejidad de las aplicaciones disponibles o por el elevado costo.

El equipo responsable del desarrollo de Billage propone un CRM+ERP sencillo de manejar, sin renunciar a la variedad de funciones que esperaríamos de un sistema centralizado. La versión que hemos probado es la 1.9, y podemos destacar los siguientes aspectos:

Excelente interfaz de usuario

billage_1Es imposible perderse en el panel de control de Billage: el menú principal en la parte superior nos permite acceder fácilmente a las secciones disponibles con un clic. A su vez, la breadcrumb nos permite saber en todo momento donde estamos, y los menús secundarios ofrecen las opciones relacionadas con la sección que hemos elegido.

Amplia variedad de funciones

billage_2Todas las acciones necesarias en un CRM+ERP están al alcance del usuario dentro del panel de control: podemos gestionar contactos, oportunidades de venta, compras, facturación y gestión de documentos. También podemos establecer grupos y asignar actividades a los que han sido agregados.
Nos parece muy interesante la posibilidad de exportar albaranes y facturas a PDF, de manera que con un solo clic podemos generar el documento final para hacer llegar al cliente sin perder tiempo. Gestionamos todos los aspectos de nuestras compras y ventas dentro de la aplicación y los archivos generados pueden tener la apariencia que más nos guste para adaptarla a nuestra imagen corporativa. La aplicación responde rápidamente, como si estuviera instalada en local.

Gestión de almacén

Algunos CRM+ERP disponen de gestión de stock, pero las opciones para su control suelen ser bastante complicadas: Billage ofrece la posibilidad de crear diferentes almacenes y asignar cada producto a cualquiera de los almacenes activos. De esta manera tanto los proveedores como las existencias están bajo control sin requerir esfuerzos por parte de los encargados.

También disponemos de calendario centralizado y vista de las actividades de los usuarios asignados a nuestro grupo, haciendo que la colaboración sea fluida. Se agradece también tener un pequeño widget en la parte derecha de la ventana con accesos directos a las opciones más usadas, como creación de contactos, facturas y cuentas.

Si tuviéramos que señalar algún detalle a tener en cuenta para las próximas versiones, tal vez pudiéramos mencionar un par:

En la web del fabricante no se establecen los precios, detalle que podría echar atrás a los posibles interesados en este tipo de plataforma. Se requiere que el usuario contacte por mail o por teléfono para pedir las tarifas,una práctica que no suele fomentar el alta de nuevos usuarios.

Tampoco hemos podido ubicar una opción para importar/exportar nuestros datos a CSV o similar, impidiendo la migración a esta plataforma desde otras similares, o la sincronización con archivos en local, forzando la necesidad de una conexión a Internet permanente para acceder a la aplicación.

Se echa de menos una versión LITE gratuita para autónomos, obligando el usuario a la compra de cualquier paquete después de los primeros 30 días de prueba. Tal vez un modelo “freemium” ayudaría al fabricante a conseguir una primera cartera de usuarios y fidelizarlos para que posteriormente salten a algún plan de pago.

En definitiva, Billage se presenta como una plataforma completa y estable: autónomos y empresas pequeñas se verían muy beneficiadas al adoptar un sistema de gestión de contactos y ventas centralizado como este.

Página oficial de Billage:
http://billage.es/

4 Stars

Reseñas de software

Review: Free Monitor for Google

El mundo en Internet se vuelve cada día más competitivo: las cifras indican que millones de páginas son publicadas en diferentes webs corporativas, blogs, redes sociales, etc…

Ante tal avalancha de información, se hace complicado diferenciar entre contenido relevante y frívolo, y cada vez se hace más difícil conseguir visibilidad: si en un mismo momento se publican cientos de artículos en todo el mundo sobre el mismo tema, ¿cómo captar nueva audiencia?

Ciertamente la calidad del contenido es determinante, pero hay muchos más factores que entran en juego cuando se trata de posicionar una web en buscadores. Las técnicas SEO (posicionamiento en motores de búsqueda), por ejemplo, son fundamentales para mantenerse arriba en las búsquedas y garantizar tráfico hacía nuestro contenido. En función de la plataforma escogida, las técnicas pueden variar considerablemente: atrás quedan las webs espectaculares en cuanto a gráfica pero estáticas, donde los buscadores no podían acceder fácilmente para poder indexar el contenido. Hoy triunfan los gestores dinámicos (CMS) y plataformas de blogs.

Este artículo no se centra en dichas técnicas (cada plataforma dispone de herramientas específicas para trabajar en este tema), más bien en un método para saber si hemos hecho los deberes en cuanto a SEO, es decir, si hemos utilizado correctamente dichas técnicas de posicionamiento para la plataforma que hemos escogido: saber nuestra posición es clave para determinar una estrategia y mejorar nuestra visibilidad mediante buscadores.

Teniendo en cuenta que Google es uno de los buscadores más utilizados en la Red, cobra especial interés el uso de FREE MONITOR FOR GOOGLE, una herramienta gratuita mediante la cual podemos medir la posición de nuestra web en función de palabras clave. La descarga desde la web del fabricante nos permite obtener una copia gratuita del software, aunque sólo para sistemas operativos Windows. Tras la instalación, abrimos la ventana principal: el aspecto es simple y evita distracciones innecesarias, llevando al usuario a la función principal por la cual ha sido diseñado el programa, leer el posicionamiento de nuestra web.

freemonitorforgoogle_2A través de los elementos del programa, indicamos un dominio por el cual conocer la posición y las palabras clave que deseamos: en unos segundos aparecerán en pantalla los resultados. A medida que usemos FREE MONITOR FOR GOOGLE, unas flechas nos dirán en que palabras hemos mejorado la posición y con que palabras hemos perdido puestos, grabando el estado cada vez que cerremos el programa.

Aunque el software no presenta demasiadas opciones, nos permite exportar e importar nuestra configuración,  algo que se agradece especialmente cuando la lista de dominios se hace larga. De esta manera, podemos monitorizar varios dominios, cada uno con diferentes palabras clave.

Sin duda una herramienta sencilla de manejar y sin pérdida, hasta para usuarios poco experimentados en SEO. Lástima que en la versión gratuita sólo se pueda conocer la posición para Google, aunque para la mayoría de bloggers será más que suficiente.

Web oficial (en Castellano):
http://www.cleverstat.com/es/google-monitor-query.htm

5 Stars

Reseñas de software

Review: OnGest 2.0

OnGest 2.0 es una aplicación web para la gestión de documentos contables en la nube.

Cada vez hay más necesidad de este tipo de aplicaciones, ya que la tendencia es mover documentos a un lugar centralizado para que las personas interesadas puedan acceder a ellos en cualquier momento y evitar la duplicación, algo que venia siendo habitual con el correo electrónico y con los archivos en PDF.

Como primer punto a favor, nos ha parecido interesante el hecho de que OnGest trabaje con SSL, garantizando la seguridad de los datos. Ya que lo que introduciremos tiene que ver con nuestras finanzas, es de agradecer que los datos viajen encriptados.

Barra de navegación principal

La interfaz es sencilla y práctica, imprescindible para que la aplicación gane la aceptación de los usuarios menos experimentados y especialmente de aquellos que son reacios a dar el salto a “la nube” para la gestión de su contabilidad. Los elementos principales son fácilmente accesibles desde la barra de navegación superior. En ella aparecen los diferentes apartados como facturas,  presupuestos, gastos, lista de contactos y productos. Al hacer clic en cada pestaña, accedemos a un apartado específico donde introducir los datos de manera sencilla. Imposible perderse en la gráfica que se propone: el estilo es cuidadoso y elegante.

Podemos escoger entre varias plantillas para nuestras facturas, buscando la que más se acerca a nuestros gustos. Podemos también exportar en PDF en cualquier momento, enviar por e-mail a nuestros clientes y agregar a cada factura información sobre los pagos, para poder así realizar un amplio seguimiento.

Una de las funciones que más nos ha llamado la atención de esta versión es la captura de datos desde facturas en papel: la aplicación captura la información de documentos PDF y rellena la base de datos exclusivamente con los datos necesarios para la contabilidad para su manipulación dentro de la aplicación. En la versión de prueba se admite un máximo de 10 importaciones.
Probamos con un archivo PDF cualquiera: el proceso no es inmediato, sino que tarda un tiempo (en nuestro caso ha demorado unas tres horas) aunque la adquisición ha sido correcta. Después de la importación, el documento se queda en espera hasta finalizar el proceso, y entonces se puede editar. Ahora sí, la empresa nos ofrece en la página de configuración la posibilidad de recibir una notificación cuando el documento cargado ha sido procesado.

Hay otra herramienta que es digna de atención, la de exportación: OnGest permite exportar nuestros datos a formato Excel, garantizando así la compatibilidad con otros sistemas y aplicaciones. No es algo usual en aplicaciones de este tipo, ya que lo que se busca es que el usuarios no migre a otras soluciones.

En cuanto a las copias de seguridad, se refiere a que la empresa realiza backup diariamente con toda la información almacenada por los usuarios. Hubiera estado bien incorporar una pequeña herramienta para la gestión manual de nuestras copias de seguridad, con la posibilidad de sincronizar con algún cliente de escritorio. El hecho de que todo el sistema esté en la nube puede representar un límite, obligándonos a depender de una conexión a Internet para trabajar, a la disponibilidad de la empresa que ofrece el servicio y a sus servidores.

Finalmente, OnGest permite el acceso de los datos a los gestores, algo interesante para evitar la tediosa tarea de recopilar los documentos y enviarlos a nuestro asesor periódicamente.

El uso de OnGest no es gratuito, sino se rige por el modelo SaaS: el fabricante nos informa que la versión básica (hasta 25 documentos sin la opción de captura de datos) cuesta 8,95 € por mes, mientras que la versión profesional (gestión de hasta 100 documentos por mes) 19,95 €. Es una solución mucho más económica comparada con el precio de algunos programas populares para la gestión contable, teniendo en cuenta además que con OnGest nos ahorramos los problemas relacionados con la instalación y actualización del software, así como del uso de licencias.
Echamos de menos un plan gratuito para autónomos, acercándose un poco más el modelo “freemium”, algo que está funcionando bastante bien a algunos competidores.

A pesar de algunos pequeños inconvenientes mencionados, sin duda se trata de  una aplicación completa, madura y estable. Las funciones a disposición merecen ser consideradas, ya que el mercado cada vez más está ofreciendo soluciones para la gestión contable en la nube y de momento OnGest parece llevar la delantera en cuanto a sencillez y versatilidad.

Acceso a la aplicación:
http://www.ongest.com

Reseñas de software

Review: Artologik Survey&Report

Cualquier empresa que desee mejorar sus productos o servicios debería contar con un canal donde poder obtener opiniones y sugerencias de sus usuarios y clientes. También existen negocios cuyo objetivo principal es recopilar datos sobre diferentes temas con fines informativos.

En ocasiones es complicado encontrar un software que nos permita flexibilidad a la hora de crear nuestras encuestas y que al mismo tiempo sea sencillo de manejar. En otros casos, no es fácil para el usuario acceder a los datos recopilados u procesarlos en otros entornos diferentes al que ha permitido la creación de la encuesta. A veces, hasta los informes generados no son utilizables en entornos corporativos, limitando su uso a particulares y clientes ocasionales.

Artologik pretende solucionar todos estos problemas con su producto, Survey&Report. Destacamos sus características principales (en su versión Enterprise):

Gestión total a través de la web
Se trata de una gran ventaja con respecto a sus competidores, porque este tipo de software suele estar sujeto al uso por parte de varios usuarios a la vez, para verificar la información introducida o añadir material a las encuestas. El hecho de estar en la nube nos evita el problema de instalarlo en diferentes ordenadores, de compartirlo en red u exportar continuamente los resultados para que otros los analicen: simplemente se activan las cuentas necesarias para que los usuarios autorizados tengan acceso y desde cualquier ordenador conectado a Internet será posible modificar nuestros datos y acceder a los informes correspondientes.

Interfaz gráfica

Menú de navegación

Lo cierto es que, a pesar de ser un software muy complejo en cuanto a funciones, el acceso es sencillo e intuitivo gracias a su menú de navegación siempre visible en la parte izquierda de la pantalla: no se requieren grandes conocimientos para poner en marcha las primeras encuestas, pudiendo aplicar al instante características avanzadas.
Se presentan todos los elementos con anchura fija, aunque realmente no se necesita más espacio para presentarlos. Tal vez los usuarios con resoluciones más altas podrían echar de menos una distribución más horizontal de los elementos para evitar tanto scrolling, pero a nosotros no nos ha parecido nada incómoda.

Desplegable de opciones

Múltiples opciones de respuestas
Este apartado es especialmente completo e interesante. Se permite la creación de preguntas con múltiples formatos de respuestas: en la sección de preguntas sencillas se puede solicitar que el usuario conteste un Sí o un No, que marque casillas de selección o un elemento de una lista desplegable, hasta incluir campos de fechas, botones y archivos adjuntos.
En la sección de preguntas avanzadas se pueden incluir mapas de imagen y hasta matriz abierta y de doble entrada.
Para encuestas donde se espera más información por parte del usuario, se pueden activar campos de texto para solicitar respuestas más extensas y personalizadas.
También, es posible incluir campos de comentarios adicionales a una repuesta seleccionada sin necesidad de crear otro elemento en la lista de respuestas.
Cada vez que se agrega una pregunta, el programa vuelve a la lista de preguntas disponibles en nuestra encuesta y visualiza una vista previa, desde donde podemos confirmar o editar algunos de los parámetros seleccionados.

Personalización de diseño

Editor visual de diseño

La forma en que se presenta la encuesta también es importante. Por eso, Artologik pone a disposición un editor visual integrado para poder modificar cada aspecto de nuestro diseño, desde el color del fondo y tipos de fuentes hasta los márgenes entre bloques de preguntas y anchura fija o dinámica de la página.
No se necesitan editores de HTML para conseguir resultados profesionales, de manera que hasta usuarios poco experimentados pueden personalizar su trabajo sin ningún tipo de problema.

Recopilación de datos e informes
La sección de administración nos permite agregar fácilmente nuevos usuarios para la gestión de las encuestas, administrar archivos gráficos y traducciones de las preguntas disponibles, enviar correos y recordatorios a los que han participado, importar encuestados y también imprimir nuestras encuestas para otra clase de usos. Podemos ampliar las funciones de nuestro software mediante la instalación de módulos adicionales, previa compra y activación mediante número de serie.
En el apartado de informes, podemos acceder a todos los datos generados por la aplicación de forma visual con gráficos y diagramas para una rápida interpretación. También podemos exportar los datos para otro procesamiento y para distribución, opción que no se suele encontrar en programas parecidos.

Documentación y soporte
La ayuda contextual en pantalla resulta ser útil para aprender el uso de la herramienta que estamos utilizando. El manual de usuario en formato PDF y en varios idiomas es accesible desde el menú de navegación. También existe una lista de vídeos ordenados por tema para facilitar el aprendizaje.
El precio del soporte técnico puede variar, dependiendo de si el cliente tiene contrato de servicios o  no: la asistencia es la misma, pero el coste lógicamente es menor si el cliente dispone de contrato. La asistencia telefónica está a disposición tanto para consultas putuales como para profundizar en algunos aspectos del software. Las tarifas de soporte técnico con y sin contrato nos han parecido algo caras, teniendo en cuenta el coste de una licencia. Para empresas más pequeñas podría ser un problema asumir los costes de formación con un técnico “in-situ”, superando los 1000 € para una sola jornada.

La diferencia entre paquetes básicamente consiste en la posibilidad de activar más encuestas a la vez, siendo el paquete Enterprise el más completo para publicar hasta 10 encuestas simultáneamente. También es posible ampliar este número mediante la compra de paquetes adicionales en bloques de 5 encuestas.

El software es ideal en entornos corporativos de cierto tamaño, aunque el precio tal vez pudiera echar atrás al particular o la pequeña empresa: la edición Lite, que sólo nos permite trabajar con una encuesta a la vez, asciende a 750 € sin IVA. Es de agradecer la posibilidad de alquilar el producto durante un tiempo limitado: para encuestas puntuales, es posible disfrutar de todas las opciones del programa a un precio mucho menor con respecto a la compra de una licencia completa.

Sin duda nos encontramos ante un producto maduro, estable y muy completo: la sólida presencia online garantiza seguimiento y soporte, convirtiendo Survey&Report en una elección segura para todas aquellas empresas que necesitan feedback profesional.