Opiniones

Convertir programas de gestión en plataformas de facturación electrónica

Muchos usuarios siguen utilizando programas antiguos para gestión contable y facturación. En muchos casos, se trata de aplicaciones diseñadas a medida que dificultan la migración a versiones más modernas, debido a la falta de herramientas para la exportación de los datos.

En otros casos, el cliente usa aplicaciones más recientes pero son monopuesto, y se pueden usar exclusivamente en el ordenador donde se ha instalado, dificultando la exportación de los resultados a clientes y usuarios acreditados.

La tendencia es centralizar y compartir los recursos: los fabricantes de programas gestionales están facilitando herramientas para emitir facturas electrónicas y permitir su consulta desde cualquier ordenador conectado a Internet. A pesar de los problemas de seguridad que ésto pudiera ocasionar, todo apunta a que la facturación electrónica se irá imponiendo cada vez más.

¿Cómo hacer que hasta aplicaciones antiguas puedan sumarse a la lista de aplicaciones más modernas con respecto a la facturación electrónica? Aunque tal vez no sea posible convertir la aplicación para su uso en la nube, quizá sea posible compartir los documentos generados por la misma. Se puede hablar de una mínima adaptación de cualquier aplicación de gestión para consulta de datos online, teniendo en cuenta algunos sencillos pasos:

1) EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS A FORMATOS ELECTRÓNICOS
En primer lugar, los documentos deben poder imprimirse en formato electrónico para su posterior tratamiento.

En este apartado podrían darse 2 casos diferentes:

a) El programa de gestión que se está usando utiliza una plantilla pre-diseñada e integrada dentro del código (ejemplo: aplicación de Microsoft Access con report personalizados).
En este caso, será suficiente con instalar una impresora PDF, un programa que añade una impresora virtual para que se pueda convertir un archivo directamente a fichero PDF. Una solución gratuita y de calidad es PDFCreator: tras su instalación, el usuario podrá convertir cualquier documento a PDF, seleccionando la impresora virtual del menu de las impresoras disponibles y eligiendo la ubicación.

b) La aplicación genera documentos individuales por cada factura.
En este caso, no será necesario exportar los archivos a PDF, ya que las suites que permiten compartir documentos admiten varios formatos (Word, Excel, OpenOffice…).
Aún así, Microsoft Office y OpenOffice permiten la exportación a PDF, en el primer caso mediante la instalación de un plugin y en el segundo mediante una función incluida en el código.
Algunas aplicaciones permiten guardar directamente un archivo de Word o Excel directamente en suites de ofimática online como Google Docs: una opción interesante es OffiSync, que añade una barra de herramientas permitiendo el acceso a documentos en remoto como si fuera una unidad local.

2) COMPARTIR LOS ELEMENTOS ELECTRÓNICOS
Al disponer de los archivos en formato electrónico, lo único que queda es colocarlos en un lugar concreto para que los usuarios puedan acceder a ellos. Desaconsejamos el envio de archivos por mail, ya que este método presenta bastantes limitaciones, como la creación de duplicados innecesarios, la falta de recepción del destinatario, la falta de disponibilidad o capacidad de los buzones de correo, etc…

Es mejor cargar los archivos en un servidor al que se pueda facilitar el acceso mediante una cuenta de usuario. Evidentemente, los archivos sólo deberán ponerse a disposición de los usuarios autorizados, y nunca a disposición del público en general. Algunas soluciones gratuitas que permiten compartir documentos mediante la autorización de usuarios son Zoho Docs y Google Docs, con la ventaja adicional que cualquier persona que ya disponga de una cuenta con estos servicios se podrá autorizar de manera muy sencilla y sin solicitar ningún registro adicional.

Una vez cargados los archivos, será suficiente con acceder a ellos y escoger los usuarios a los cuales dar acceso.

Si la empresa dispone de una página web dinámica, podría optar por crear una sección de documentos integrada en la web, y posteriormente facilitar herramientas para el registro de nuevos usuarios. Dichos usuarios podrían acceder a los documentos online tras su acceso con nombre de usuario y contraseña. Posiblemente este método requiera una mínima inversión para modificar ciertos aspectos de una web existente.

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