OnGest 2.0 es una aplicación web para la gestión de documentos contables en la nube.
Cada vez hay más necesidad de este tipo de aplicaciones, ya que la tendencia es mover documentos a un lugar centralizado para que las personas interesadas puedan acceder a ellos en cualquier momento y evitar la duplicación, algo que venia siendo habitual con el correo electrónico y con los archivos en PDF.
Como primer punto a favor, nos ha parecido interesante el hecho de que OnGest trabaje con SSL, garantizando la seguridad de los datos. Ya que lo que introduciremos tiene que ver con nuestras finanzas, es de agradecer que los datos viajen encriptados.
Barra de navegación principal
La interfaz es sencilla y práctica, imprescindible para que la aplicación gane la aceptación de los usuarios menos experimentados y especialmente de aquellos que son reacios a dar el salto a “la nube” para la gestión de su contabilidad. Los elementos principales son fácilmente accesibles desde la barra de navegación superior. En ella aparecen los diferentes apartados como facturas, presupuestos, gastos, lista de contactos y productos. Al hacer clic en cada pestaña, accedemos a un apartado específico donde introducir los datos de manera sencilla. Imposible perderse en la gráfica que se propone: el estilo es cuidadoso y elegante.
Podemos escoger entre varias plantillas para nuestras facturas, buscando la que más se acerca a nuestros gustos. Podemos también exportar en PDF en cualquier momento, enviar por e-mail a nuestros clientes y agregar a cada factura información sobre los pagos, para poder así realizar un amplio seguimiento.
Una de las funciones que más nos ha llamado la atención de esta versión es la captura de datos desde facturas en papel: la aplicación captura la información de documentos PDF y rellena la base de datos exclusivamente con los datos necesarios para la contabilidad para su manipulación dentro de la aplicación. En la versión de prueba se admite un máximo de 10 importaciones.
Probamos con un archivo PDF cualquiera: el proceso no es inmediato, sino que tarda un tiempo (en nuestro caso ha demorado unas tres horas) aunque la adquisición ha sido correcta. Después de la importación, el documento se queda en espera hasta finalizar el proceso, y entonces se puede editar. Ahora sí, la empresa nos ofrece en la página de configuración la posibilidad de recibir una notificación cuando el documento cargado ha sido procesado.
Hay otra herramienta que es digna de atención, la de exportación: OnGest permite exportar nuestros datos a formato Excel, garantizando así la compatibilidad con otros sistemas y aplicaciones. No es algo usual en aplicaciones de este tipo, ya que lo que se busca es que el usuarios no migre a otras soluciones.
En cuanto a las copias de seguridad, se refiere a que la empresa realiza backup diariamente con toda la información almacenada por los usuarios. Hubiera estado bien incorporar una pequeña herramienta para la gestión manual de nuestras copias de seguridad, con la posibilidad de sincronizar con algún cliente de escritorio. El hecho de que todo el sistema esté en la nube puede representar un límite, obligándonos a depender de una conexión a Internet para trabajar, a la disponibilidad de la empresa que ofrece el servicio y a sus servidores.
Finalmente, OnGest permite el acceso de los datos a los gestores, algo interesante para evitar la tediosa tarea de recopilar los documentos y enviarlos a nuestro asesor periódicamente.
El uso de OnGest no es gratuito, sino se rige por el modelo SaaS: el fabricante nos informa que la versión básica (hasta 25 documentos sin la opción de captura de datos) cuesta 8,95 € por mes, mientras que la versión profesional (gestión de hasta 100 documentos por mes) 19,95 €. Es una solución mucho más económica comparada con el precio de algunos programas populares para la gestión contable, teniendo en cuenta además que con OnGest nos ahorramos los problemas relacionados con la instalación y actualización del software, así como del uso de licencias.
Echamos de menos un plan gratuito para autónomos, acercándose un poco más el modelo “freemium”, algo que está funcionando bastante bien a algunos competidores.
A pesar de algunos pequeños inconvenientes mencionados, sin duda se trata de una aplicación completa, madura y estable. Las funciones a disposición merecen ser consideradas, ya que el mercado cada vez más está ofreciendo soluciones para la gestión contable en la nube y de momento OnGest parece llevar la delantera en cuanto a sencillez y versatilidad.
Acceso a la aplicación:
http://www.ongest.com
Cuando hace un par de años publicamos un 
